(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、奥州金ケ崎行政事務組合事務局における公印の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において「公印」とは、職務上作成する文書の真実性及び公信性を確保するため、組合及び管理者並びに管理者内部部局の機関を象徴し、その同一性を証明する印形をいう。

(公印の種類等)

第3条　公印の種類、刻印文字、寸法、使用区分及び保管責任者は、別表のとおりとする。

(登録)

第4条　公印は、すべて企画総務課に備える公印台帳(様式第1号)に登録しなければならない。

(取扱いの原則)

第5条　公印は、慎重かつ丁寧に取り扱わなければならない。

(管理)

第6条　企画総務課長(消防本部及び消防署にあっては消防総務課長)は、毎年1回以上各保管責任者が保管する公印を公印台帳と照合し、公印の適正な維持に努めなければならない。

(公印の調製及び改刻)

第7条　課長等は、公印を調製し、又は改刻しようとするときは、事務局長(消防本部及び消防署にあっては消防長)に合議のうえ管理者の決裁を受けなければならない。

(保管責任者の指定)

第8条　事務局長(消防本部及び消防署にあっては消防長)は、前条第2項の規定により公印台帳に登録した場合は、速やかにその公印の保管責任者を指定するものとする。

(廃止及び廃棄)

第9条　保管責任者は、公印が摩滅、損傷その他の事由により使用に耐えなくなったとき、又は使用しなくなったときは、公印を廃止するものとする。この場合において、保管責任者は、廃止する公印、事由及び廃止年月日を記載した書面を事務局長(消防本部及び消防署にあっては消防長)に提出しなければならない。

(公印の使用)

第10条　公印を使用しようとするときは、押印しようとする文書及び決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)を添えて保管責任者又は第6条第5項に定める公印取扱主任(以下「保管責任者等」という。)に提示し、承認を得た後、保管責任者等の面前で使用しなければならない。

(職務代理の場合の公印の使用)

第11条　管理者その他公印を設定された職にある職員に事故等があるため、他の職員が法令等の規定によりその職務を代理する場合においては、職務を代理される職の公印を押印するものとする。

(使用の制限)

第12条　公印は、庁外に持ち出して使用してはならない。ただし、特別の事情により保管責任者等の承認を受けたときは、この限りでない。

(印影の使用)

第13条　公印は、管理者の決裁を経て公印の印影を印刷し、又は必要によりそれを縮小して印刷することにより、公印の押印に代えることができる。

(電子印影)

第14条　電子計算組織を利用して証明等の事務を行う場合は、電子計算組織に記録した公印の印影(以下「電子印影」という。)の使用をもって当該事務における公印の押印に代えることができる。